Crea, edita i elimina dades

Utilitza el botó superior dret “Crea” i podràs començar a crear noves fitxes. Segons a quina secció et trobis, crearàs un tipus de registre o altre (fixa’t en el fil d’ariadna per saber en tot moment en quin mòdul estàs).

Per exemple, des de l’entitat Objectes patrimonials podràs crear noves fitxes d’objecte (una pintura renaixentista a l’oli de 1480), des de l’entitat Persones podràs crear nous autors o organitzacions (Leonardo da Vinci), des dels conceptes Tipus d’objecte podràs crear nous termes de tipus d’objecte (pintura), i des de la tasca Ingrés podràs crear un nou registre d’ingrés i associar-hi els objectes.

Per completar els formularis d’entrada de dades tingues en compte:

• Hi ha camps obligatoris que estan marcats amb un “*”.
• Hi ha diferents tipus de camps:
  • Camp de text pla: camp on s’escriu la informació directament (títol, descripció, història de l’objecte).
  • Camp de vocabulari controlat: són els camps que tenen al costat els botons “Cerca” i “Crea”. Aquests camps es completen amb vocabularis o entitats, és a dir, que són referències a altres entitats de la teva col·lecció que tenen la seva pròpia fitxa. Si ja has creat anteriorment aquestes entitats, només cal que els cerquis i seleccionis. Si escrius sobre el camp, Coeli et suggerirà els termes semblants. Si cliques al botó “Cerca” s’obrirà el modal de cerca avançada. Si cal crear l’entitat, clica al botó “Crea” i completa el formulari propi d’aquella nova entitat, seguidament, ja t’apareixerà seleccionat des de la fitxa.
  • Camps de data: podràs seleccionar o bé una data concreta (dia-mes-any), escriure directament la data (Ex: “2020”, “2020 c.”. Coeli entendrà les apreciacions tipus “c.” “aprox, etc.), escollir entre dues dates, seleccionar un periode cronològic (correspon a l’entitat contextual “Periode cronològic”) o bé entre dos periodes.
  • Camps “visualització”: són camps semi-automàtics que agafen la informació d’un conjunt de camps i els ajunten a una sóla frase, per motius de visualització pública o bé per a informes. A posteriori, aquest camp es pot editar manualment per si cal retocar gramaticalment (un cop editat manualment, si hi ha un canvi als altres camps no s’actualitzarà automàticament). Per exemple, els camps material / tècnica / estri s’ajunten dins el camp “Visualització de materials i tècniques”. [Disponible a Cumulus i Cumulonimbus].

Segons el pla de Coeli, els formularis variaran. Pel que fa a l’entitat bé patrimonial, el pla Cirrus disposa d’un formulari bàsic, mentre que Cumulus i Cumulonimbus són eines de documentació avançada que disposen de formularis extensos i diferenciats segons tipologia: arqueològic, industrial, document, pintura, escultura, etc.

Des de la fitxa d’una entitat contextual, d’un concepte o d’una tasca veuràs el botó “Edita” que et portarà al panell d’edició.

També pots editar dades en lot a partir de de l’acció massiva “Actualitzar” o a partir de fitxers d’importació.

Modifica una propietat (camp de dades) de múltiples fitxes al mateix temps.

Selecciona un grup de registres, selecciona l’acció “Actualitzar”, selecciona la propietat a actualitzar i introdueix el nou valor. Confirma.

Avís: qualsevol canvi substituirà totes les dades que hi havia per les noves. Per aquest motiu, aquesta acció no s’ha d’utilitzar per a substituir “part” de les dades (utilitza fitxers d’importació per fer modificacions d’aquest tipus).

Exemple: tenim múltiples fitxes on volem modificar el tipus d’objecte “cadira” per “butaca”. Una d’aquestes fitxes té 2 termes com a tipus d’objecte: “cadira” i “coixí”. Al realitzar una actualització massiva del camp tipus d’objecte per “butaca”, s’actualitzaran totes les dades d’aquell camp, de manera que l’objecte que tenia 2 termes passarà a només tenir “butaca”.

Selecciona els registres que vols eliminar, selecciona l’acció massiva “Elimina” i prem Aplica. Apareixerà un missatge de confirmació.

NOTA: Si el registre que vols eliminar està vinculat a algun altre registre, no es podrà eliminar.

Per exemple:
Si vull eliminar el terme “cadira” (vocabulari Tipus d’objecte), però hi ha una fitxa que té “cadira” com a Tipus d’objecte, Coeli no em permetrà eliminar-lo. Per eliminar-lo, primer hauré d’eliminar el terme dels objectes que el tenen associat. Des de la fitxa del terme, fixa’t en el requadre de la dreta per veure els registres associats. Un cop fet, ja podré eliminar el terme del vocabulari.