Importa fitxers CSV des del panell "Importar dades" de Coeli

Per importar dades a Coeli a partir de fitxers CSV has de seguir els següents passos:

  1. Prepara les dades: les dades de la teva col·lecció s’han de passar a un full de càlcul estructurades de tal manera que Coeli les pugui entendre.
  2. Transforma el full de càlcul a format CSV
  3. Importa el fitxer CSV a Coeli
  4. Actualitza o carrega més dades

Aquest mètode d’importació no permet carregar imatges que estiguin allotjades al teu disc dur. Així doncs, un cop hagis pujat les dades, caldrà que pugis les imatges manualment o a través de Coeli Sync.


Pas 1: Prepara les dades

Primerament cal que passis les dades de la teva col·lecció a un full de càlcul tipus Open / Libre Office Calc, MS Office Excel o Google Drive Sheets.

Posem a la teva disposició unes plantilles d’importació que et serviran de guia per crear els fitxers. Les plantilles et permetran veure tots els camps disponibles de Coeli amb exemples.

En funció de la riquesa de les dades que vulguis importar en tindràs prou amb un sol fitxer o necessitaràs importar-ne diversos:

  • La plantilla “HeritageObject” permet carregar les dades dels objectes patrimonials.
  • La resta de plantilles són opcionals i permeten carregar dades complementàries de la resta d’entitats, vocabularis i procediments associats a la teva col·lecció.

Juntament amb les plantilles d’importació, tingues en compte les següents regles d’importació.

Regles d'importació

El full de càlcul amb les dades de la teva col·lecció ha de seguir les següents regles:

  • La primera fila ha de contenir els noms de les columnes tal i com estan a les plantilles. Pots alterar l’ordre de les columnes o eliminar-les, però no es poden afegir columnes noves.
  • La columna “idInSource” és obligatòria a tots els fitxers de càrrega, perquè és l’identificador únic d’aquella fitxa. L’idInSource pot tenir qualsevol format, pot ser numèric com un text qualsevol.
  • Quan tu carregues un fitxer HeritageObject.csv, no només crearàs una fitxa per cada objecte patrimonial, sinó que també crearàs un fitxa per cada nova entitat, vocabulari o procediment relacionat amb cada objecte.

[Exemples basats en Coeli Cirrus]

Si importem un fitxer com el del següent exemple (HeritageObjectA.csv), Coeli crearà una fitxa objecte patrimonial amb l’identificador “ref0001”, que tindrà per títol “Noia feliç”, estarà feta per l’autor “Solà, Miguel”, tindrà una descripció i pertanyerà al tipus d’objecte “pintura”.

També crearà una fitxa d’autor de “Solà, Miguel”, i una fitxa de tipus d’objecte “pintura”.

HeritageObjectA.csv
idInSource title creation.actors description objectType
ref0001 Noia feliç Solà, Miguel Retrat d’una noia somrient. pintura

En els següents exemples (HeritageObjectB.csv, ActorB.csv i ObjectTypeB.csv) podeu veure com la gran majoria de dades que conté el fitxer HeritageObject realment són identificadors que permeten relacionar les diferents fitxes.

HeritageObjectB.csv
idInSource title creation.actors objectType
ref0001 Noia feliç author0001 objType0001
ActorB.csv
idInSource name
author0001 Solà, Miguel
ObjectTypeB.csv
idInSource prefLabel
objType0001 pintura

[Exemples basats en Coeli Cirrus]

L’avantatge de que Coeli crei fitxes de cadascun dels conceptes (entitats, vocabularis i procediments) és que pots enriquir les dades de la teva col·lecció.

Si vols carregar aquestes dades enriquides no en tindràs prou amb només el fitxer HeritageObject.csv, sinó que hauràs de carregar un fitxer per cada tipus d’entitat, vocabulari o procediment.

Exemple d’importació simple:

HeritageObjectC.csv
idInSource title creation.actors
ref0001 Noia feliç Solà, Miguel

Exemple d’importació avançada:

HeritageObjectD.csv
idInSource title creation.actors
ref0001 Noia feliç author0001
HeritageObjectD.actors.csv
idInSource name role birth.date birth.place
author0001 Solà, Miguel pintor 1990-06-21 Barcelona

Pas 2: transforma el fitxer a format CSV

Un cop preparades les plantilles, guardeu-les en format CSV, separat per comes amb codificació UTF-8. Aquest és el format compatible amb l’importador de Coeli, si s’intenta importar un altre format, el més provable és que Coeli no entengui bé la gran majoria de caràcters específics de cada llengua i tampoc sabria diferencia correctament on comença i on acaba el contingut de cada camp de dades.

Segons el programari que utilitzis variarà la manera de fer l’exportació:

  • Libre / Open Office: selecciona “Guarda com a”, selecciona el format “Text CSV (.csv)”, selecciona el check “Edita la configuració de filtres”, apareixerà una finestra on podràs seleccionar la codificació de caràcter “UTF-8”, com a delimitador de camp la coma (,), com a delimitador de text les cometes (“), i finalment clica “Accepta”.
  • Google Sheets: selecciona “Baixa com a” i seguidament “Valors separats per comes (csv)”. Automàticament es baixarà en UTF-8, ja que Google Sheets sempre treballa amb aquesta codificació.
  • MS Office Excel: selecciona “Guardar com”, obre el desplegable de formats i selecciona “CSV (delimitat per comes)(*.csv)”, clica al botó “Eines” (apareix al costat del botó “Guardar”), clica a “Opcions web”, dins la pestanya “Codificació” selecciona “UTF-8”, clica “Acceptar”, i finalment clica “Guardar”.

Pas 3: importa el fitxer CSV a Coeli

Finalment ves al panell “Importar dades” de Coeli (menú superior dret) i carrega el fitxer:

  1. Selecciona el tipus de plantilla a importar. Si és la plantilla d’objecte patrimonial s’ha de  seleccionar “HeritageObject”.
  2. Selecciona el fitxer CSV que has preparat.
  3. Apareixerà una barra de progrés mentre s’estan important les dades.
  4. Un cop s’hagi importat, apareixerà just a sota de la secció “Importacions prèvies” la última importació. Des d’aquí podràs consultar si s’ha importat amb èxit o s’han trobat errors de format.
  5. Finalment, dirigeix-te a “Fitxes pendents d’acceptació” des del menú superior esquerre. T’apareixeran tots els nous conceptes creats a partir de la importació.
    • Si són correctes, selecciona’ls tots i clica a “Acció massiva”, i “Accepta”.
    • Si hi ha conceptes amb errors de format es mantindran a la llista de “Fitxes pendents d’acceptació” fins que no corregeixis els errors.

Pas 4. Actualitza o carrega més dades

Si ja heu carregat una part de les dades a Coeli i voleu actualitzar-les o carregar-ne més, ho podeu fer important un fitxer CSV amb les noves dades:

  • Carregueu un CSV que contingui el “idInSource” i només la/les columnes que vulgueu actualitzar.
  • Si el “idInSource” ja ha estat carregat anteriorment a Coeli, es sobreescriuran les dades que contingui el CSV:
    • Si la cel·la corresponent està buida, s’eliminarà el valor que hi hagi a Coeli.
    • Si el CSV no conté una determinada columna, aquests valors no es modificaran.
  • Si carregues nous idInSource, Coeli crearà nous registres:
    • Es crearà una nova fitxa per cada idInSource nou.
    • La fitxa apareixerà a l’apartat Fitxes pendents d’acceptació, d’aquesta manera podràs validar si és correcte o bé has de revisar-la.