Crear datos: bienes patrimoniales, autores, materiales, ingresos, y más

Utiliza el botón superior derecho «Crear» y podrás empezar a crear nuevas fichas. Según a qué sección te encuentres, crearás un tipo de registro u otro (fíjate en lsa migas de pan para saber en todo momento en qué módulo estás).

Por ejemplo, desde la entidad Bienes patrimoniales podrás crear nuevas fichas de objeto (una pintura renacentista al óleo de 1480), desde la entidad Personas podrás crear nuevos autores u organizaciones (Leonardo da Vinci), desde los conceptos tipo de objeto podrás crear nuevos términos de tipo de objeto (pintura), y desde la tarea ingreso podrás crear un nuevo registro de ingreso y asociar los objetos.

Para completar los formularios de entrada de datos ten en cuenta:

  • Hay campos obligatorios que están marcados con un «*».
  • Hay diferentes tipos de campos:
    • Campo de texto plano: campo donde se escribe la información directamente (título, descripción, historia del objeto).
    • Campo de vocabulario controlado: son los campos que tienen al lado los botones «Buscar» y «Crear». Estos campos se completan con vocabularios o entidades, es decir, que son referencias a otras entidades de tu colección que tienen su propia ficha. Si ya has creado anteriormente estas entidades, sólo es necesario que los busques y selecciones. Si escribes sobre el campo, Coeli te sugerirá los términos semejantes. Si pulsas el botón «Buscar» se abrirá el modal de búsqueda avanzada. Si hay que crear la entidad, pulsa el botón «Crear» y completa el formulario propio de aquella nueva entidad, a continuación, ya te aparecerá seleccionado desde la ficha.
    • Campos de fecha: podrás seleccionar o bien una fecha concreta (día-mes-año), escribir directamente la fecha (Ej: «2020», «2020 c.». Coeli entenderá las apreciaciones tipo «c.», «aprox, etc. ), escoger entre dos fechas, seleccionar un período cronológico (corresponde a la entidad contextual «período cronológico») o bien entre dos períodos.
    • Campos «visualización»: son campos semi-automáticos que cogen la información de un conjunto de campos y la junta en una sóla frase, por motivos de visualización pública o bien para informes. A posteriori, este campo se puede editar manualmente por si hay que retocarlo gramaticalmente (una vez editado manualmente, si hay un cambio en los otros campos no se actualizará automáticamente). Por ejemplo, los campos material / técnica / herramienta se encadenarán dentro del campo «Visualización de materiales y técnicas». [Disponible en Cumulus y Cumulonimbus].

Según el plan de Coeli, los formularios  pueden cambiar. En lo que se refiere a la entidad objeto patrimonial, el plan Cirrus dispone de un formulario básico, mientras que Cumulus y Cumulonimbus son herramientas de documentación avanzada que disponen de formularios extensos y diferenciados según tipo: arqueológico, industrial, documento, pintura, escultura, etc.

Editar datos

Desde la ficha de una entidad contextual, de un concepto o de una tarea verás el botón Edita que te llevará al panel de edición.

También puedes editar datos en lote con la acción masiva “Actualizar” o a partir de ficheros de importación.

Actualización masiva de datos

Modifica una propiedad (campo de datos) de múltiples fichas al mismo tiempo.

Selecciona un grupo de registros, selecciona la acción “Actualizar”, seleccionar la propiedad a actualizar e introduce el nuevo valor. Confirma.

Aviso: cualquier cambio sustituirá todos los datos que había por los nuevos. Por este motivo, esta acción no se debe utilizar para sustituir «parte» de los datos (utiliza ficheros de importación para este tipo de modificaciones).

Ejemplo: tenemos múltiples fichas donde queremos modificar el tipo de objeto “silla” por “butaca”. Una de estas fichas tiene 2 términos como tipo de objeto: “silla” y “cojín”. Al realizar una actualización masiva del campo tipo de objeto por «butaca», se actualizarán todos los datos de ese campo, de manera que el objeto que tenía 2 términos pasará a tener sólo «butaca».

Eliminar datos

Selecciona los registros que quieras eliminar, selecciona la acción masiva «Eliminar» y pulsa Aplicar. Aparecerá un mensaje de confirmación.

NOTA: Si el registro que quieres eliminar está vinculado con algún otro registro, no se podrá eliminar.

Por ejemplo:
Si quiero eliminar el término «silla» (vocabulario Tipo de objeto), pero hay una ficha que tiene «silla» como Tipo de objeto, Coeli no permitirá eliminarlo. Para eliminarlo, primero tendré que eliminar el término de los objetos que lo tienen asociado. Desde la ficha del término, fíjate en el recuadro de la derecha para ver los registros asociados. Una vez hecho, ya podré eliminar el término del vocabulario.