Entidades, conceptos y tareas

La entidad básica de tu colección es el objeto patrimonial, y dentro de Coeli tiene una ficha muy completa para que le puedas asociar todos los metadatos: autor, fecha, tipo de objeto, clasificación, historia del objeto, lugar de procedencia, estado de conservación, etc.

Pero para poder hacer la colección más rica en metadatos, dentro de Coeli no sólo hay fichas de los objetos patrimoniales, también hay fichas complementarias de cada autor, colección, tipo de objeto, material, estado de conservación, etc.

Esto es esencial para que cuando consultes una ficha, puedas hacer clic sobre un metadato, por ejemplo el autor, y automáticamente te aparezca un listado de todas las fichas asociadas a ese autor. Además, esa entidad puede tener más datos exclusivos de él mismo, por ejemplo, en el caso de un autor se puede definir su fecha de nacimiento, de defunción, etc.

Dentro de Coeli podríamos clasificar las diferentes fichas (entidades) en:

• Entidad principal – Bien patrimonial: la entidad más importante, la razón de que tengamos la necesidad de utilizar una herramienta de gestión de colecciones. El resto de entidades servirán para describir nuestros bienes patrimoniales.
• Entidades contextuales: otras entidades que te ayudarán a documentar tus objetos patrimoniales (autor, colección, lugar, exposición, bibliografía, etc.). Entidades como autores, lugares o conceptos tienen la posibilidad de «enlazar datos» (Linked Open Data), relacionando la ficha con el identificador correspondiente a una fuente de referencia (Getty ATT, Geonames, VIAF …).
  • Entidad contextual – Conceptos / Vocabularios: esta entidad engloba los términos descriptivos (el tipo de objeto, material, técnica, tema, etc). Se diferencian los tipos de conceptos a través de los “Esquemas”, por lo que la institución puede crear su propio tesauro. [Sólo los planes Cumulus y Cumulonimbus. Al plan Cirrus cada tipo de concepto tiene un módulo propio.]
• Tareas / procedimientos: tareas que se realizan sobre los objetos para la gestión de la colección (adquisiciones, movimientos de localización, tratamientos de conservación, etc.). [Disponibles en los planes Cumulus y Cumulonimbus].
• Entidades de configuración: otros tipos de entidades contextuales que los planes Cumulus y Cumulonimbus han diferenciado porque sólo deben ser editables por usuarios administradores, ya que son entidades que deciden el funcionamiento de la institución ( colección, derecho, licencia, esquema, tipo de relación, etc.). [Sólo en los planes Cumulus y Cumulonimbus]

Desde el menú izquierdo podrás acceder a todas las entidades. Según el plan de Coeli (Cirrus, Cumulus o Cumulonimbus) dispondrás de diferentes tipos, cuanto más avanzado el plan, más nivel de detalle.