Importar ficheros CSV desde el panel "Importar datos" de Coeli

Para importar datos a Coeli a partir de ficheros CSV tienes que seguir los siguientes pasos:

  1. Preparar los datos: los datos de tu colección se tiene que pasar a unas hojas de cálculo estructuradas de modo que Coeli las pueda entender.
  2. Transformar la hoja de cálculo a formato CSV
  3. Importar el fichero CSV a Coeli
  4. Actualizar o subir más datos

Este método de importación no permite subir las imágenes que estén alojadas en tu disco duro. Por tanto, una vez hayas subido los datos, tendrás que subir las imágenes manualmente o a través de Coeli Sync.

Paso 1: Preparar tus datos

Primero tienes que pasar los datos de tu colección a una hoja de cálculo tipo Open / Libre Office Calc, MS Office Excel o Google Drive Sheets.

Ponemos a tu disposición unas plantillas de importación que te servirán de guía para crear tus ficheros. Las plantillas te permitirán ver todos los campos disponibles de Coeli con ejemplos.

En función de la riqueza de los datos que quieras importar tendrás suficiente con un solo fichero o necesitarás importar varios:

  • La plantilla «HeritageObject» permite subir los datos de los objetos patrimoniales.
  • El resto de plantilles son opcionales y permiten subir datos complementarios del resto de entidades, vocabularios y procedimientos asociados a tu colección.

Junto con las plantillas de importación, ten en cuenta las siguientes reglas de importación.

Reglas de importación

La hoja de cálculo con los datos de tu colección tiene que seguir las siguientes reglas:

  • La primera fila debe contener los nombres de las columnas tal y como están en las plantillas. Puedes alterar el orden de las columnas o eliminarlas, pero no puedes añadir nuevas columnas.
  • La columna “idInSource” es obligatoria para todos los ficheros de importación, porque es el identificador único de esa ficha. El idInSource puede tener cualquier formato, puede ser numérico como un texto cualquiera.
  • Cuando tu subes un fichero HeritageObject.csv, no sólo crearás una ficha para cada objeto patrimonial, sino que también crearás un ficha para cada nueva entidad, vocabulario o procedimiento relacionado con cada objeto.

[Ejemplos basados en Coeli Cirrus]

Si importamos un fichero como el del siguiente ejemplo (HeritageObjectA.csv), Coeli creará una ficha objeto patrimonial con el identificador «ref0001», que tendrá por título «Chica feliz», estará hecha por el autor «Solá, Miguel», tendrá una descripción y pertenecerá al tipo de objeto «pintura».

También creará una ficha de autor de «Solá, Miguel», y una ficha de tipo de objeto «pintura».

HeritageObjectA.csv
idInSource title creation.actors description objectType
ref0001 Chica feliz Solá, Miguel Retrato de una chica sonriendo. pintura

En los siguientes ejemplos (HeritageObjectB.csv, ActorB.csv y ObjectTypeB.csv) puedes ver como la gran mayoría de datos que contiene el fichero HeritageObject realmente son identificadores que permiten relacionar las diferentes fichas.

HeritageObjectB.csv
idInSource title creation.actors objectType
ref0001 Chica feliz author0001 objType0001
ActorB.csv
idInSource name
author0001 Solá, Miguel
ObjectTypeB.csv
idInSource prefLabel
objType0001 pintura

[Ejemplos basados en Coeli Cirrus]

La ventaja de que Coeli cree fichas de cada uno de los conceptos (entidades, vocabularios y procedimientos) es que puedes enriquecer los datos de tu colección.

Si quieres importar estos datos enriquecidos no tendrás suficiente sólo con el fichero HeritageObject.csv, sino que tendrás que subir un fichero para cada tipo de entidad, vocabulario o procedimiento.

Ejemplo de importación simple:

HeritageObjectC.csv
idInSource title creation.actors
ref0001 Chica feliz Solá, Miguel

Ejemplo de importación avanzada:

HeritageObjectD.csv
idInSource title creation.actors
ref0001 Chica feliz author0001
HeritageObjectD.actors.csv
idInSource name role birth.date birth.place
author0001 Solá, Miguel pintor 1990-06-21 Barcelona

Paso 2: transformar el fichero a formato CSV

Una vez preparadas las plantillas, guárdalas en formato CSV, separado por comas y con codificación UTF-8. Este es el formato compatible con el importador de Coeli, si se intenta importar otro formato, lo más probable es que Coeli no entienda bien gran la mayoría de caracteres específicos de cada idioma y tampoco sabrá diferenciar correctamente dónde empieza y dónde acaba el contenido de cada campo de datos.

Según la aplicación que utilices variará el modo de hacer la exportación:

  • Libre / Open Office: selecciona «Guardar como», selecciona el formato «Texto CSV (.csv)», selecciona el check «Edita la configuración de filtros», aparecerá una ventana donde podrás seleccionar la codificación de caracteres «UTF-8», como delimitador de campo la coma (,), como delimitador de texto las comillas («), y finalmente haz clic en «Aceptar».
  • Google Sheets: selecciona «Bajar como» y seguidamente «Valores separados por comas (csv)». Automáticamente se bajará en UTF-8, ya que Google Sheets siempre trabaja con esta codificación.
  • MS Office Excel: selecciona «Guardar como», abre el desplegable de formatos y selecciona «CSV (delimitado por comas)(*.csv)», haz clic en el botón «Herramientas» (aparece al lado del botón «Guardar»), haz clic en «Opciones web», dentro la pestaña «Codificación» selecciona «UTF-8», haz clic en «Aceptar», y finalmente haz clic en «Guardar».

Paso 3: importar el fichero CSV a Coeli

Finalmente dirígete al panel «Importar datos» de Coeli (menú superior derecho) y sube el fichero:

  1. Selecciona el tipo de plantilla a importar. Si es la plantilla de objeto patrimonial hay que seleccionar «HeritageObject».
  2. Selecciona el fichero CSV que has preparado.
  3. Aparecerá una barra de progreso mientras se están importando los datos.
  4. Una vez se haya importado, aparecerá justo debajo de la sección «Importaciones previas» la última importación. Desde aquí podrás consultar si se ha importado con éxito o se han encontrado errores de formato.
  5. Finalmente, dirígete a «Fichas pendientes de aceptación» desde el menú superior izquierdo. Te aparecerán todos los nuevos conceptos creados a partir de la importación.
    • Si son correctos, selecciónalos todos y haz clic en «Acción masiva», y «Aceptar».
    • Si hay conceptos con errores de formato se mantendrán en la lista de «Fichas pendientes de aceptación» hasta que no corrijas los errores.

Paso 4. Actualizar o subir más datos

Si ya has subido una parte de los datos a Coeli y quieres actualizarlos o subir más, lo puedes hacer importando un fichero CSV con los nuevos datos:

  • Importa un CSV que contenga el «idInSource» y sólo la/las columnas que quieras actualizar.
  • Si el «idInSource» ya ha estado subido anteriormente a Coeli, se sobrescribirán los datos que contenga el CSV:
    • Si la celda correspondiente está vacía, se eliminará el valor que haya en Coeli.
    • Si el CSV no contiene una determinada columna, estos valores no se modificarán.
  • Si subes nuevos idInSource, Coeli creará nuevos registros:
    • Se creará una nueva ficha para cada idInSource nuevo.
    • La ficha aparecerá en el apartado Fichas pendientes de aceptación, de esta forma podrás validar si es correcto o bien tienes que revisarla.